Administrative Assistant
United Nations
On-Site
Korea / Japan / Singapore (GMT+9)
Contract/ Temporary
Senior
The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) is seeking an Administrative Assistant for its Investment and Technology Promotion Office (ITPO) in Seoul. This is a temporary appointment for 3 months with the possibility of extension. The role involves supporting the ITPO’s mission of promoting inclusive and sustainable industrial development in developing countries by mobilizing investment, technology, and financial resources from Korea. You will be responsible for a wide range of administrative, logistical, and coordination tasks, including supporting business delegations, managing project stakeholders, and providing general office support. Fluency in both Korean and English is required, along with a minimum of eight years of work experience.
Key Responsibilities
- Administrative & Logistical Support: Handle general administrative tasks, such as managing budgets, preparing purchase requisitions, and organizing travel arrangements (visas, security clearances, etc.). You will also provide logistical support for meetings, workshops, and study tours.
- Investment & Technology Promotion: Support Korean enterprises and industry associations in identifying investment, trade, and technology transfer opportunities in target countries. You will also organize business meetings and match-making events for visiting delegations.
- Information Management & Coordination: Collect and disseminate information on the investment climate in target countries. You will also manage the work of country advisors and maintain effective communication with project stakeholders.
- Reporting: Keep track of pending matters, flag deadlines, and assist in preparing back-to-office mission reports and claim forms.
Requirements
- Education: Completed higher secondary education (high school diploma or equivalent) is required.
- Experience: A minimum of eight (8) years of relevant work experience is required. Experience with Microsoft Office is mandatory, and experience with UN system procedures or SAP is a plus.
- Languages: Fluency in both written and spoken English and Korean is required.
- Eligibility: You must be a national or permanent resident of the Republic of Korea.
Additional Information
- Type of Job: Non-staff, temporary appointment for project personnel.
- Contract Duration: 3 months, with the possibility of extension.
- Salary Grade: G5 (SB-3)
- Application Deadline: September 2, 2025 (Vienna, Austria time). Female candidates are encouraged to apply.
유엔산업개발기구(UNIDO)가 서울 투자 및 기술진흥 사무소(ITPO)에서 근무할 행정 보조원을 찾습니다. 본 채용은 3개월 임시 계약직으로, 연장 가능성이 있습니다. 이 역할은 한국으로부터의 투자, 기술, 재정 자원을 동원하여 개발도상국의 포용적이고 지속 가능한 산업 발전을 촉진하는 ITPO의 사명을 지원하는 것입니다. 당신은 출장단 지원, 프로젝트 이해관계자 관리, 일반 사무 지원 등 광범위한 행정, 물류, 조정 업무를 담당하게 됩니다. 한국어와 영어에 모두 유창해야 하며, 최소 8년의 경력이 필요합니다.
주요 업무
- 행정 및 물류 지원: 예산 관리, 구매 요청서 작성, 출장 준비(비자, 보안 확인 등)와 같은 일반 행정 업무를 처리합니다. 회의, 워크숍, 연수 방문에 대한 물류 지원도 제공합니다.
- 투자 및 기술 진흥: 한국 기업 및 산업 협회가 대상 국가에서 투자, 무역, 기술 이전 기회를 발굴하도록 지원합니다. 또한 방문 대표단을 위한 비즈니스 회의 및 매칭 이벤트를 조직합니다.
- 정보 관리 및 조정: 대상 국가의 투자 환경(법률, 행정 절차 등)에 대한 정보를 수집하고 전파합니다. 또한 현지 자문위원들의 업무를 관리하고, 프로젝트 이해관계자들과 효과적인 소통 및 조정을 유지합니다.
- 보고: 미결 사항을 추적하고 마감일을 알리며, 출장 복귀 보고서 및 청구서 작성 업무를 돕습니다.
자격 요건
- 학력: 고등학교 졸업(또는 동등 학력) 필수. 정규 행정/비서/사무 교육 또는 동등한 자격 소지자는 우대.
- 경력: 관련 분야에서 최소 8년의 경력 필수. Microsoft Office 사용 경험 필수. 유엔 시스템 절차 또는 SAP 사용 경험 우대.
- 언어: 영어와 한국어(작문 및 구두) 모두 유창함 필수.
- 자격: 대한민국 국적 또는 영주권자만 지원 가능.
추가 정보
- 고용 형태: 프로젝트 인력을 위한 비정규직 임시 채용.
- 계약 기간: 3개월, 연장 가능성 있음.
- 직급: G5 (SB-3)
- 지원 마감일: 2025년 9월 2일, 오후 11시 59분 (오스트리아 비엔나 시간). 여성 지원자 우대.
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